Quest Software presenta “Attach This”, che consente la rapida adozione di Sharepoint

Gli IT manager sono perfettamente consapevoli delle ragioni che hanno spinto le aziende a investire su SharePoint®. SharePoint contribuisce infatti a migliorare la collaborazione tra le persone e ottimizza l’accesso alla business intelligence, garantendo al contempo la sicurezza dei dati, la conformità e la prosecuzione dei processi di auditing.

Molte aziende compiono notevoli sforzi per implementare SharePoint, ma in questo modo rischiano di perdere i benefici intrinseci della piattaforma. Le aziende non possono infatti dare per scontato che dopo l’implementazione gli utenti cambieranno immediatamente le loro abitudini lavorative per beneficiare di tutti i vantaggi offerti da SharePoint. Come responsabili di SharePoint, è necessario che gli IT manager compiano sforzi congiunti per guidare l’implementazione, in modo da assicurare che l’investimento dell’azienda porti un reale vantaggio strategico e non diventi uno spreco digitale.

Per contribuire a risolvere il problema dell’adozione di SharePoint, Quest Software presenta AttachThis, un nuovo strumento che permette agli utenti Outlook di trarre vantaggio da SharePoint senza cambiare il desktop. Oltre al nuovo strumento, gli esperti SharePoint di Quest hanno identificato tre ragioni per cui gli IT manager dovrebbero gestire SharePoint e semplificarne l’adozione.

Strumenti collaborativi possono velocizzare l’adozione di SharePoint:

• Quest® AttachThis è uno strumento aggiuntivo di Outlook facile da utilizzare che consente agli utenti finali di adottare SharePoint per condividere i contenuti senza cambiare metodo di lavoro. Grazie ad AttachThis, gli utenti possono:
  • Caricare automaticamente gli allegati su SharePoint e sostituirli con un link che viene poi inviato ai destinatari da Outlook;
  • Semplificare la collaborazione utilizzando SharePoint per accorpare automaticamente le revisioni di utenti diversi in un singolo documento;
  • Ridurre il tempo trascorso a cercare l’allegato corretto;
  • Eliminare le email di notifica sulla cassetta postale piena.

• Il nuovo Quest AttachThis Pro migliora l’adozione di SharePoint ottimizzandone l’utilizzo da parte degli utenti e centralizzando l’attività degli amministratori. L’utilizzo di AttachThis consente di:
  • Controllare dove vengono archiviati gli allegati dagli utenti finali, con smart tag facilmente identificabili;
  • Migliorare la sicurezza garantendo l’accesso ai documenti solo ai destinatari delle email;
  • Eseguire l’analisi statistica dell’utilizzo organizzativo di AttachThis.

“Gli utenti tendono a non adottare SharePoint poiché questo richiede loro di cambiare sia abitudini ormai consolidate, sia uno strumento, Outlook, con cui si trovano già a loro agio”, spiega Chris McNulty, strategic product manager di Quest Software. “Il nuovo AttachThis e AttachThis Pro di Quest fornisce soluzioni che consentono agli IT manager e agli amministratori di SharePoint di rimuovere questo tipo di ostacoli. Grazie a questi prodotti, gli utenti potranno implementare SharePoint con maggiore facilità poiché non dovranno più modificare la loro metodologia di lavoro. Gli stessi utenti potranno anche essere certi del fatto che le informazioni verranno archiviate in una piattaforma facile da usare e collaborativa, sicura e completamente supportata dall’IT”.

Tre ragioni per cui gli IT manager dovrebbero favorire l’adozione di SharePoint:

1. La gestione e l’adozione sono un processo collaborativo – la percezione, seppur inesatta, delle aziende è che l’IT manager possieda e sia responsabile di SharePoint. Di conseguenza, i manager IT non riescono a far utilizzare questa soluzione dagli utenti. È necessario tuttavia avere ben chiare le richieste degli utenti, poiché ipotesi inappropriate in tal senso possono far diventare i lanci ufficiali di SharePoint esperimenti social invece di comodi strumenti aziendali. Gli amministratori IT devono assumere un ruolo più attivo nella gestione e nell’adozione di SharePoint, creando collaborazione con le aziende: è infatti necessario coinvolgere un numero elevato di utenti per riscontrare un incremento della produttività.

1. Conformità e sicurezza – quando non adottano SharePoint come strumento di collaborazione primario e social network aziendale, gli utenti si rivolgono a strumenti non autorizzati che non sono supportati dall’IT. La proliferazione di questi strumenti non autorizzati implica che gli IT manager perdano velocemente il controllo sui dati business-critical, rendendo le aziende vulnerabili a violazioni in ambito sicurezza.

1. L’IT definisce la technology experience – i dipartimenti IT innovativi sono consapevoli di poter influenzare il modo in cui gli utenti fanno uso della tecnologia: SharePoint, come piattaforma social, è una parte chiave di questo processo. Poiché le aziende cercano modi di guidare la collaborazione tra le persone, SharePoint continuerà a giocare un ruolo significativo. Per permettere alle aziende il social business, gli IT manager hanno bisogno di implementare soluzioni come AttachThis, che rendono l’adozione e l’utilizzo di SharePoint facile ed efficiente.