Massima sicurezza e costi trasparenti: ecco alcuni consigli per scegliere il Managed Email Service più adatto alle specifiche esigenze aziendali

 Spam, virus, phishing, conformità normativa: gli IT manager devono dar prova di notevoli capacità per proteggere le comunicazioni aziendali. Gestire tutti gli aspetti relativi a tale attività con risorse interne alle aziende rischia di rivelarsi un enorme sforzo in termini di tempo e di costi. La gestione di tali servizi in modalità cloud rappresenta l’alternativa ottimale. Grazie a pacchetti flessibili, gli utenti dovranno pagare soltanto i servizi che effettivamente usano.

Uno dei principali vantaggi della scelta dei Managed Email Service rispetto alle gestione interna è rappresentato dalla combinazione di più tecnologie antivirus. Alcuni servizi, come Retarus E-Mail Security, controllano le mail utilizzando fino a quattro programmi antivirus. Inoltre, gli efficienti filtri contro lo spam e il phishing rappresentano una valida protezione dalle email indesiderate. Per le aziende è fondamentale che tale protezione non infici l’attività di business causando rallentamenti e ritardi dei messaggi in entrata che devono essere analizzati e consegnati dal provider senza passare attraverso un’archiviazione temporanea.

Accordi sul livello del servizio per il trattamento dei dati su misura

È importante informarsi attentamente sull’ubicazione di data center e sulla trasparenza che ciascun servizio offre. Dove finiranno i dati e a quali normative sulla privacy saranno soggetti? Molti fornitori internazionali affidano i dati al cloud, senza specificare una precisa posizione del server. Ciò nonostante, i clienti, grazie agli accordi sul livello del servizio, dovrebbero avere la garanzia di un impegno vincolante per quanto riguarda il luogo e le leggi e le normative in base a cui i loro dati saranno trattati. Ad esempio, per le aziende operanti a livello globale è di vitale importanza rispettare le diverse leggi nazionali che regolano le attività delle filiali nei diversi paesi. Retarus offre il servizio di elaborazione dei dati nei data center locali in sette sedi. I clienti possono siglare, attraverso la sede principale dell’azienda, un unico contratto che rifletta tutte le specifiche esigenze relative al trattamento dei dati che le filiali potrebbero avere. Il fatto di non dover negoziare contratti separati per ogni paese riduce i costi ed è un pre-requisito fondamentale per una migrazione semplice ed efficiente.

Conformità e sicurezza dei dati secondo gli standard internazionali

I requisiti specifici di ogni paese rivestono un ruolo significativo per quanto riguarda la conformità agli standard internazionali: GLBA, HIPAA, HITECH, FINRA, PCI, FERPA, FACTA o la Direttiva EU sulla Protezione dei Dati. L’archiviazione sicura delle email sul lungo periodo rappresenta una sfida sempre più complessa e le soluzioni proposte da Retarus sono il frutto di una profonda conoscenza del mercato e delle sue caratteristiche. Tutta la corrispondenza mail esterna ed interna sarà memorizzata in modo da non poter essere alterata e sarà garantita la conformità ai tempi di archiviazione legalmente richiesti e sarà altresì garantita la tracciabilità completa delle attività degli amministratori autorizzati. Qualsiasi email archiviata potrà essere facilmente recuperata in una frazione di secondo. In un’ottica di protezione dei dati, ogni email e relativi allegati dovrebbero essere protetti tramite encryption al fine di garantire il massimo della riservatezza; se il servizio prescelto garantisce tale opzione, l’azienda potrà avere la certezza che nemmeno il provider potrà avere accesso alle informazioni aziendali scambiate via email.

La formula Pay per Use garantisce la trasparenza

I clienti dovrebbero avere sempre il controllo totale sul trattamento dei loro dati attraverso un portale di amministrazione in grado di fornire loro report e le analisi esaurienti, volti ad ottenere una  panoramica dettagliata della comunicazione via mail all’interno dell’azienda e dei servizi offerti in ogni momento dal provider. Nella migliore delle ipotesi, i costi derivanti dai servizi dovrebbero essere facilmente ripartiti tra i singoli centri di costo. A differenza dei sistemi on-premise, i servizi come Retarus Managed E-Mail Security sono altamente adattabili e modulari: ciò consente alle aziende di focalizzarsi sulle proprie competenze distintive, rispondendo rapidamente alle mutevoli esigenze del mercato.

“Quando un’azienda decide di affidare in outsourcing i propri dati sensibili, un presupposto fondamentale per instaurare un rapporto di fiducia tra cliente e provider è la massima trasparenza dei processi. Il portale di gestione online Retarus Enterprise Administration Services (EAS), oltre ad ampie possibilità di impostazione, vi offre esaurienti statistiche di invio, report mensili dettagliati su ogni singolo invio per utente così come la possibilità di effettuare analisi approfondite. Sul portale si fondono, dunque, i vantaggi di una soluzione che offre informazioni dettagliate su tutti i mezzi di comunicazione utilizzati. Così il cliente avrà sempre sotto controllo la sua comunicazione elettronica aziendale” spiega Nicola Caimi, Country Manager di Retarus Italia. “Il servizio “Retarus E-Mail Security” protegge in modo affidabile la corrispondenza elettronica da spam e virus, intercettandoli prima che questi raggiungano l’infrastruttura aziendale. Inoltre, le innovative ed efficienti funzioni, come ad esempio Large E-Mail Handling, Quiet Time o Inbox Assist, permettono di gestire la posta elettronica in modo centralizzato e personalizzato e garantiscono una migliore usabilità  ed un efficiente mail management, nel pieno rispetto delle direttive aziendali.