Il comunicato stampa: gli errori da evitare per scriverlo in modo efficace

Il comunicato stampa rimane uno strumento fondamentale per i professionisti dell’informazione, purché di qualità

Definizione di comunicato stampa

Iniziamo con il fare un po’ di chiarezza. Il comunicato stampa è un documento ufficiale, un mezzo di comunicazione strategico che consente alle aziende e alle organizzazioni di informare i media e il pubblico su eventi, annunci o notizie di particolare rilevanza. Si tratta essenzialmente di un testo scritto in stile giornalistico il cui scopo è diffondere informazioni in modo tempestivo, consentendo ai media di riportarle integralmente o mediante integrazioni e approfondimenti. Il comunicato stampa funge da ponte tra un’organizzazione, sia essa pubblica o privata e i media di riferimento, contribuendo a generare attenzione mediatica e a ottenere una maggiore copertura dell’annuncio. Ma non è tutto, affinché il comunicato stampa possa essere di interesse per i media i contenuti che veicola devono avere carattere di novità, ovvero essere “notiziabili”. Ciò che è rilevante per un’organizzazione può non esserlo altrettanto per i media il cui interesse primario consiste nell’offrire ai propri lettori contenuti freschi, stimolanti o anche semplicemente utili. Da qui l’importanza di affidarsi a professionisti delle PR per assicurarsi che il proprio comunicato stampa sia in grado di soddisfare le aspettative dei media che lo ricevono.

Comunicato stampa: dalle origini ad oggi

Il primo comunicato stampa ufficialmente riconosciuto risale al 1880 ed è stato emesso da Julius Reuter per annunciare la nascita del servizio di telegrafo senza fili tra Dover, in Inghilterra, e Calais, in Francia. Reuter inviò il comunicato stampa ai giornali britannici e francesi, che poterono diffondere rapidamente l’annuncio di questa nuova tecnologia di comunicazione. Julius Reuter fondò l’agenzia che ancora porta il suo nome e fu uno dei primi a utilizzare il cavo telegrafico sottomarino tra Dover e Calais per scambiare notizie tra Londra, Parigi e Berlino. L’agenzia da lui fondata fornì presto notizie via telegrafo alla stampa inglese e di altri paesi europei.

Da allora, i comunicati stampa hanno acquisito sempre maggiore importanza come strumento di comunicazione nelle relazioni pubbliche. Con l’avvento dei social media e delle nuove tecnologie di comunicazione, il modo in cui i comunicati stampa vengono distribuiti e ricevuti è cambiato. Oggi molte aziende pubblicano i comunicati stampa direttamente sui propri siti web e li condividono attraverso i canali social. Va da sé che il solo caricamento del comunicato stampa sul sito web di un’organizzazione non ne garantisce la diffusione. È necessario che il contenuto venga veicolato in modo appropriato ai media di riferimento. Inoltre, lo stile giornalistico del comunicato stampa non è necessariamente adatto per i consumatori o per altri stakeholder. È bene ricordare quindi che ogni contenuto dovrebbe essere sviluppato in base alle caratteristiche dell’audience a cui si rivolge.

Il comunicato stampa ha mantenuto nel tempo una certa rilevanza tra gli strumenti a disposizione dei professionisti delle relazioni pubbliche e delle media relations. Ciò che è cambiato è l’approccio ai media e il modo di interfacciarsi con giornalisti e influencer. In questo ambito, la tecnologia ha messo a disposizione degli uffici stampa diversi canali e strumenti per selezionare, inviare, tracciare e molto altro ancora. Nonostante le recenti trasformazioni tecnologiche, tuttavia, il comunicato stampa rimane uno strumento fondamentale nelle strategie di comunicazione dei brand, poiché offre un mezzo ufficiale e mirato per diffondere informazioni rilevanti e gestire la brand reputation.

In tempi più recenti, l’intelligenza artificiale ha apportato miglioramenti nell’automazione della scrittura dei comunicati stampa. Tuttavia, alcuni fattori di rischio legati all’impiego dell’Intelligenza Artificiale, come ad esempio il carattere open source dell’AI generativa, impongono una particolare cautela nell’uso di strumenti quali ChatGPT. Inoltre, tanto più il contenuto è strettamente aderente alla vita, ai prodotti e alle caratteristiche peculiari del brand, tanto meno sarà possibile attingere a testi autogenerati dall’AI.

Come scrivere un comunicato stampa

La creazione di un comunicato stampa efficace richiede una pianificazione strategica accurata.

Come per ogni altro contenuto, è necessario identificare innanzitutto l’audience a cui è destinato. Nel caso del comunicato stampa sarà necessario conoscere i media ai quali lo si intende indirizzare e i relativi lettori, in modo da adottare uno stile e un linguaggio appropriati.

Posto che il contenuto sia notiziabile e di interesse per i media ai quali è rivolto, per redigere un comunicato stampa che sia davvero efficace e ben accolto è essenziale che sia chiaro, conciso e comprensibile. Ecco alcuni errori da evitare durante la stesura di un comunicato.

1. Evitare di adottare un linguaggio complesso: anche quando ci si riferisce a contesti molto settoriali è importante evitare termini troppo tecnici che potrebbero ostacolare la comprensione del messaggio che si intende veicolare. È preferibile impiegare uno stile semplice e diretto, contestualizzando e chiarendo eventuali terminologie di settore se il comunicato stampa è rivolto, ad esempio, a media generalisti e non alla stampa di settore
2. Evitare toni autocelebrativi: bisogna tenere a mente che un comunicato stampa non è un annuncio pubblicitario. È necessario concentrarsi sui fatti e sulla rilevanza dell’informazione, evitando l’autopromozione e gli elogi eccessivi dell’azienda o del prodotto.
3. Evitare di essere prolissi: un comunicato stampa deve essere conciso e sintetico, evitando di dilungarsi in dettagli superflui o informazioni non rilevanti. È meglio mantenere il testo breve e focalizzato su uno o pochi punti chiave.
4. Ignorare la struttura: è consigliabile seguire una struttura chiara e ben organizzata per il comunicato stampa. Questa dovrebbe includere un titolo e un sottotitolo descrittivi e aderenti al contenuto, meglio se in grado di catturare l’attenzione in poche incisive parole. In alcuni casi è consigliabile inserire anche un’introduzione che sintetizzi il concetto chiave, lasciando al corpo del testo i dettagli del caso. Una o più dichiarazioni da parte dei portavoce dell’azienda o dell’organizzazione. Evitare muri di testo e prediligere frasi brevi e bene articolate.
5. Trascurare di inserire una breve nota informativa sul brand. Il cosiddetto boilerplate o profilo del brand deve riportare in poche brevi righe di testo le informazioni essenziali che riguardano l’azienda o l’organizzazione.
6. Omettere di inserire i dati di contatto.  In chiusura del comunicato stampa, ricordati di inserire i dati di contatto, che devono essere completi e facilmente identificabili per consentire ai referenti media di contattare il responsabile dell’ufficio stampa per approfondire l’argomento, chiedere chiarimenti, immagini a corredo, o quant’altro dovesse necessitare.
7. Trascurare la revisione: prima di inviare il comunicato stampa, è bene effettuare una revisione accurata per individuare eventuali errori grammaticali, ortografici o di formattazione. Un comunicato stampa con errori può danneggiare la credibilità e l’immagine del brand.

Un comunicato stampa ben redatto e adeguatamente veicolato può diventare un potente strumento per incrementare la visibilità del brand, nonché la sua reputazione.

Con l’ascesa dei canali social, alcuni comunicatori si sono interrogati sull’attualità di questo strumento dalle antiche radici. Da quanto emerge dalla recente ricerca “Giornalisti e uffici stampa: una relazione complicata” – effettuata da Eco della Stampa e Mediaddress su un campione di circa 400 giornalisti italiani che operano in testate sia tradizionali che online, la centralità del comunicato stampa sembra essere decisamente confermata. L’89,6% dei giornalisti, infatti, utilizza abitualmente i comunicati come fonte per scrivere un articolo e l’82,2% li considera “attendibili”. Questo nonostante il giudizio sulla completezza e sulla qualità dei contenuti non sia troppo lusinghiero (il 33,9% pensa che siano “poco” esaustivi, a fronte di un 58,2% che li ritiene “abbastanza” – e solo un 6,3% “molto” – esaustivi).

Tra le aree di miglioramento spiccano i tradizionali materiali a corredo: immagini, contatti diretti dell’ufficio stampa, testi di approfondimento e link alla press room online.

Scrivere comunicati stampa a regola d’arte che vengano percepiti come “esaustivi” dai giornalisti, quindi, è tutt’altro che scontato. Con questo articolo abbiamo voluto fornire alcuni semplici consigli per renderli più accurati ed efficaci.

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Articolo a cura di Alessandra Malvermi

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