Proteggere la reputazione aziendale quando la catena di approvvigionamento viene interrotta

Crisi della Supply Chain: che fare quando tutto si ferma?

Mentre parlavo con un’amica che lavora nella gestione della supply chain presso un’azienda siderurgica, non ho potuto fare a meno di sorridere quando ha detto: “Prima della pandemia, nessuno sapeva cosa fosse la supply chain. Ora lo sanno tutti”. Queste parole scherzose riflettono l’importanza crescente della supply chain nelle nostre vite, soprattutto dopo i turbolenti eventi degli ultimi anni.

È probabile che tu o la tua azienda abbiate sperimentato l’impatto di problemi imprevisti della catena di approvvigionamento durante la pandemia. Le supply chain di molti settori sono state pesantemente colpite, soprattutto quelle che si riforniscono a livello globale, facendo emergere l’importanza della comunicazione e della gestione della reputazione delle aziende.

Questo ha probabilmente indotto i vertici delle aziende a porsi delle domande, a giocare d’anticipo e a considerare lo sviluppo di nuovi protocolli. Basta un passo falso o una comunicazione errata per avere a che fare con clienti scontenti e dei danni che potrebbero avere un impatto sui profitti.

Le aziende hanno bisogno di essere guidate su come affrontare con efficacia l’interruzione imprevista della supply chain in modo da rafforzare la credibilità del marchio, le relazioni con i clienti e mantenere la stabilità occupazionale.

 

È possibile gestire efficacemente queste sfide impreviste e salvaguardare i profitti attraverso due principali approcci: le comunicazioni proattive e reattive.

Comunicazioni proattive: tenersi pronti con misure preventive

Le organizzazioni che si appoggiano su una catena di approvvigionamento ben orchestrata devono considerare le potenziali vulnerabilità, prima che si verifichino. La chiave per una risposta efficace a qualsiasi crisi è la preparazione attiva. Ecco alcune buone pratiche per affrontare potenziali problemi.

• Identificare le vulnerabilità. Analizzare ogni fase del processo e intercettare eventuali punti critici. Parlate con il vostro team di gestione della supply chain per comprendere i rischi, le potenziali interruzioni e le soluzioni praticabili.
• Sviluppare un piano di comunicazione per gestire i ritardi. Preparate un piano dettagliato per affrontare ogni possibile ritardo o problema. Delineate il vostro pubblico di riferimento, identificate i canali di comunicazione preferiti e stabilite chi sarà responsabile della comunicazione. Date priorità alla comunicazione interna e a quella con i clienti, poiché sono fondamentali per l’immagine aziendale
• Preparare un set di messaggi ufficiali. Una volta che avete un piano, preparate messaggi predefiniti per ogni tipo di comunicazione, inclusi script per telefonate, bozze di e-mail o lettere, punti chiave e dichiarazioni pubbliche. Prevedete anche le domande che i clienti potrebbero porre con maggiore frequenza (FAQ) e fornite risposte che siano coerenti con i valori aziendali.
• Mantenere un dialogo costante con i clienti chiave. Coltivate le relazioni con i vostri clienti più importanti attraverso comunicazioni personalizzate. Aprite canali di comunicazione e impegnatevi in conversazioni significative per soddisfare le loro aspettative, preservare la fiducia e garantire un servizio clienti di alta qualità.
• Assicurarsi di avere personale sul campo in posizioni critiche della supply chain. Questo consentirà di monitorare regolarmente e affrontare i problemi prima che abbiano un impatto sulla produttività.

Comunicazioni reattive: Riprendere il controllo della situazione

Se già sentite i telefoni squillare, le casella di posta elettronica traboccare o i social media infuocarsi a causa di un ritardo, è possibile reagire efficacemente per preservare la vostra reputazione. Ecco tre strategie per farlo:

• Comunicare tempestivamente e frequentemente. Non appena identificate un problema, contattate i vostri clienti. Quanto più a lungo una crisi si protrae senza essere riconosciuta, tanto più difficile può essere ripristinare la fiducia nei confronti del brand. Il silenzio prolungato può essere interpretato come negligenza o mancanza di responsabilità.
• Utilizzare diversi canali di comunicazione. Considerate di contattare i clienti in vari modi, adattandovi al loro stile di comunicazione preferito, che sia tramite telefonate, e-mail, social media o il vostro sito web. Mantenete il messaggio coerente attraverso questi canali per raggiungere efficacemente il vostro pubblico.
• Prevedere le preoccupazioni e fornite soluzioni. Se è possibile riassegnare le risorse senza intoppi o senza ritardi significativi, informate il cliente. Se ci sono ritardi, spiegate loro il motivo e gestite le aspettative. Comunicate in modo trasparente se ci sono stati problemi con la produzione o se avete dovuto garantire la qualità e la sicurezza del prodotto. Siate cauti nel comunicare date, costi o aspettative specifiche, se non ne siete certi e quando date scadenze, prevedete un margine di tempo aggiuntivo come precauzione.

La gestione efficace delle interruzioni della catena di approvvigionamento è cruciale per preservare la reputazione dell’azienda. Anche se è importante pianificare in anticipo, è possibile comunicare in modo efficace e ricostruire la fiducia quando si verificano i problemi. Se avete bisogno di ulteriore supporto, potete sempre rivolgervi a un’agenzia di fiducia che vi guiderà attraverso questo processo. Ricordate soprattutto di affrontare le sfide con determinazione, dimostrando resilienza e un impegno incrollabile nei confronti dei vostri clienti.

Articolo tratto da Protect Your Reputation During Supply Chain Interruptions

Sound Public Relations e PeritusPR fanno entrambe parte del network internazionale Public Relations Global Network (PRGN).

 

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