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Conferenza stampa: gestione e organizzazione

Strategie e consigli pratici per una evento stampa di successo

La conferenza stampa (o evento stampa) è un evento organizzato da enti, aziende, associazioni o personaggi pubblici per diffondere informazioni di interesse generale o specifico. Si tratta di un’iniziativa che richiede il coinvolgimento attivo dei media, per garantire che il messaggio raggiunga le proprie audience attraverso articoli e pubblicazioni.

Perché si organizza una conferenza stampa

Una conferenza stampa è uno strumento di relazioni pubbliche potente, da utilizzare quando si dispone di informazioni di grande rilevanza. I temi più comuni includono il lancio di nuovi prodotti, l’annuncio di progetti importanti o cambiamenti significativi ai vertici di un’azienda. L’obiettivo è sempre quello di fornire un contenuto di valore che giustifichi il tempo e l’attenzione richiesti ai giornalisti

Orario e Durata della Conferenza Stampa

L’orario ideale per una conferenza stampa è la tarda mattinata, tra le 11:00 e le 12:00. La durata dovrebbe essere contenuta entro i 30-45 minuti per permettere ai giornalisti di raccogliere le informazioni necessarie e scrivere i loro articoli nel corso della giornata. I giorni migliori per organizzare una conferenza stampa sono il martedì, il mercoledì e il giovedì, evitando il fine settimana.

Preparazione pre-evento

Una volta stabilito giorno e orario della conferenza, è bene procedere con la stesura e l’invio del “save the date” che precede l’invito vero e proprio, più ricco di dettagli, con lo scopo di permettere ai giornalisti di inserire l’appuntamento nel proprio planning, se di interesse. L’invito deve contenere le informazioni essenziali riguardanti l’evento stampa: i contenuti che verranno resi pubblici, l’agenda, data e ora, il luogo con eventuali informazioni logistiche e il RSVP con l’indirizzo email al quale inviare la conferma di partecipazione. La lista degli invitati è l’aspetto più strategico da cui dipende, in larga misura, il successo della conferenza stampa. Assicurati di includere tutti i media e i giornalisti in target con la tua azienda ed il messaggio che intendi veicolare. Accertati che i destinatari dell’invito possano essere effettivamente interessati ai contenuti dell’evento in modo da non deludere le loro aspettative, generando un pericoloso effetto boomerang. Valuta se aggiungere alla lista anche alcuni influencer. Sebbene i creator richiedano solitamente un compenso per le proprie attivazioni, se ciò che verrà annunciato durante il media event è sufficientemente attrattivo o l’iniziativa si configura come esclusiva o altamente desiderabile, potrebbero avere il piacere di partecipare per condividere poi l’esperienza con i propri follower.

Il primo invio avviene circa 4 settimane prima della conferenza stampa ed è quello del “Save the Date”, un primo messaggio iniziale che ha l’obiettivo di allertare chi lo riceve. Scopo del save the date è informare i destinatari in merito alla data, in modo che gli interessati possano organizzare per tempo le proprie agende e partecipare all’evento. Altro elemento utile da inserire nel del save the date, oltre alla data, è un’indicazione che aiuti i media ad inquadrare l’ambito dell’annuncio, anche se i dettagli verranno forniti in seguito, con l’invito vero e proprio.

Ad almeno due settimane dell’evento, i media dovranno ricevere l’invito con tutti i dettagli utili a valutare una loro eventuale partecipazione.

Infine, 1-2 giorni prima dell’evento è bene procedere con il reminder finale, che ha lo scopo di ricordare il giorno dell’evento con un recap di informazioni importati come orari e luogo.

Seguendo queste fasi e tempistiche, si può assicurare una gestione efficace degli inviti, favorendo una buona partecipazione e un’organizzazione ottimale dell’evento.

Accreditamento e gestione dell’evento

All’arrivo, è importante accreditare i presenti chiedendo le loro generalità: ruolo, media, e un contatto per eventuali comunicazioni future. Se la tua azienda è già attiva sul fronte delle media relations, direttamente o tramite un’agenzia di PR, o conosce già i partecipanti, sarà sufficiente registrare la loro presenza, senza richiedere informazioni aggiuntive.

Fornire materiale informativo – molto spesso i giornalisti hanno con sé il proprio tablet o notebook – può consentire loro di seguire al meglio la conferenza stampa. Al termine dell’evento, è comunque bene condividere con i partecipanti i contenuti anche via email.

Dulcis in fundo, assicurati che ci sia tempo per le domande dei giornalisti alla fine della presentazione. È normale e anche auspicabile che ci siano, in quanto denotano un alto livello di partecipazione e di interesse da parte dei media. Rispondi in modo mirato e circostanziato, senza divagare. Se le informazioni richieste dai media non sono al momento disponibili, accertati di fornirle a stretto giro, al termine dell’evento.

Follow-Up e post evento

Entro poche ore dall’evento, fai in modo di fornire ai partecipanti tutte le informazioni o i contenuti aggiuntivi, eventualmente richiesti. I tempi delle redazioni possono essere molto stretti. Dopo aver investito tempo partecipando alla conferenza stampa, i media vorranno essere tra i primi a pubblicare la notizia. Dare loro supporto in questa fase, con precisione e tempestività, è quindi molto importante, sia in un’ottica di qualità degli articoli/servizi, sia di relazione con i giornalisti.

Nei giorni successivi, raccogli e analizza le pubblicazioni relative alla conferenza stampa, ringraziando gli autori e chiedendo feedback a coloro che non hanno dato risalto alla notizia.

La Scelta della Location

La location deve essere scelta considerando funzionalità e status. È preferibile una sede centrale, facilmente accessibile e ben servita dai mezzi pubblici. La location deve anche riflettere l’identità del brand.

Le caratteristiche necessarie dipendono molto dalla tipologia di evento, dall’azienda o organizzazione e dei media coinvolti.

Infine, per organizzare e gestire efficacemente una conferenza stampa o un evento è necessaria una buona pianificazione, minuziosa cura e attenzione ai dettagli e capacità di interagire positivamente con i media, per garantire la massima risonanza alle informazioni divulgate.

Se sei incerto sul da farsi o ti serve supporto per l’organizzazione del tuo evento stampa, in Italia o all’estero, il team di Sound PR è a tua disposizione per una consulenza.

Articolo a cura di Erika Dalla Longa