Request For Proposal: ecco perché le agenzie di PR potrebbero non voler partecipare alla tua gara

I 9 principali motivi per cui le agenzie di relazioni pubbliche potrebbero declinare il tuo invito

Request For Proposal. I Responsabili Acquisti le amano. I professionisti delle PR le vedono come un carico di lavoro in più da gestire, oppure le ritengono un male necessario. Le pubbliche amministrazioni di solito le richiedono. E molte agenzie di PR semplicemente le odiano. Non è un mistero.

Molte agenzie sono state “consumate” dalle procedure delle cosiddette Request For Proposal (RFP). Hanno sostenuto spese esterne e investito decine di migliaia di dollari in risorse e tempo dedicati allo sviluppo della migliore proposta, solo per scoprire in seguito che non vi era realmente una possibilità.

A parlarcene è il nostro partner, Bianchi Public Relations con sede a Detroit, USA che come noi fa parte del Public Relations Global Network, organizzazione internazionale di primarie agenzie indipendenti fondata nel 1990 che, con oltre 1000 professionisti suddivisi in 53 agenzie indipendenti, è uno dei più grandi network di relazioni pubbliche al mondo.

 

A volte ci è capitato di partecipare a finte gare, indette al solo scopo di fare leva sull’agenzia di PR in carica per indurla ad abbassare il prezzo. In altri casi, invece, le Request For Proposal erano formulate in modo fuorviante o non sufficientemente chiaro o esaustivo. O ancora, le agenzie coinvolte nella gara non erano assolutamente in linea con il brand.

Negli ultimi 30 anni, la nostra agenzia (Bianchi Public Relations) è stata estremamente selettiva per quanto riguarda le procedure di gara. Confrontandoci con altre agenzie nostre partner all’interno della PRSA Counselors Academy e del Public Relations Global Network, abbiamo potuto constatare che molte di loro non partecipano alle gare.

Lo scopo di una richiesta di proposta (RFP – Request For Proposal) dovrebbe essere quello di trovare la migliore agenzia di PR per un determinato progetto. La procedura di gara dovrebbe inoltre soddisfare tre aspetti fondamentali: trasparenza, onestà ed efficienza. Ma purtroppo però non è sempre così.

No RFP!

Ce lo siamo detto un milione di volte. Ma ci sono state alcune rare occasioni in cui abbiamo deciso di partecipare, in deroga alla nostra prassi abituale. Se la tua azienda sta considerando di lanciare una Request For Proposal, pensiamo possa essere utile comprendere perché un’agenzia di PR potrebbe declinare l’invito.

Queste sono le principali nove ragioni in base alla nostra esperienza:

1. Non siamo adatti alle vostre esigenze

Riceviamo in continuazione richieste da parte di enti locali, nuovi ristoranti, eventi artistici e persino da aziende consumer. Il problema è che siamo un’agenzia PR B2B focalizzata sull’automazione e su clienti che si occupano di mobilità.

Il fatto che un brand non effettui delle ricerche preliminari per assicurarsi di invitare in gara solo agenzie di PR potenzialmente adatte alla loro realtà, ci induce a pensare che non vi sia un reale interesse a sostituire l’agenzia in carica. O peggio, che la gara sia condotta con poca professionalità.

2. Non sono disponibili abbastanza informazioni

Per prendere una decisione consapevole abbiamo bisogno di capire quante agenzie sono state invitate a partecipare alla gara, di quali agenzie si tratta, e quali sono le ragioni che hanno indotto il brand a coinvolgerci. Se le agenzie di PR in gara sono tante, tendenzialmente più di 5, le probabilità di uscirne vincenti si riducono sensibilmente. Un elevato numero di agenzie coinvolte potrebbe inoltre indicare una scarsa definizione dei bisogni e delle priorità da parte del brand.

3. L’accesso ai decision-maker ci viene precluso

Se dobbiamo partecipare ad una gara per diventare partner della tua azienda o organizzazione, abbiamo bisogno di conoscere le persone con cui collaboreremo, quali sono i loro obiettivi, i loro bisogni, quali le preferenze e come ci troveremmo lavorare con loro.

Questo genere di informazioni non può essere acquisito attraverso un documento come la Request For Proposal, né fornite dal Responsabile Acquisti che si occupa della gara. Tuttavia queste informazioni sono per noi essenziali per aiutarci a comprendere se l’azienda, la richiesta, il budget e le tempistiche sono adatte a noi.

Crediamo che ogni cliente meriti un’agenzia di PR che la rappresenti.

Sappiamo di non essere i migliori in assoluto per qualsiasi tipologia di cliente. E siamo felici di ammetterlo laddove ritenessimo di non essere adatti. Avendo la possibilità di interloquire con le persone giuste, potremmo più facilmente comprendere se la nostra agenzia è o meno in grado di fornire il valore aggiunto richiesto e rispondere adeguatamente alle esigenze del brand, evitando così inutili perdite di tempo.

4. L’agenzia in carica è invitata a partecipare alla gara

I dati dimostrano che nel 60% o più dei casi in cui l’agenzia di PR in carica è coinvolta, l’incarico tende ad essere rinnovato a quest’ultima. Quindi, quando la tua attuale agenzia di relazioni pubbliche è coinvolta nella gara, siamo portati a ritenere che: 1) l’esito della gara sia già tendenzialmente deciso sin dall’inizio; 2) la Request For Proposal sia uno strumento per ottenere condizioni economiche più favorevoli dall’attuale agenzia.

In queste circostanze, data l’alta probabilità che una delle due ipotesi si verifichi, preferiamo non perdere tempo e declinare l’invito a partecipare alla gara.

5. L’agenzia in carica è invitata a partecipare come gesto di cortesia

In questo caso, il cliente non ha nessuna intenzione di ripiegare sull’agenzia in carica, ma dimostra poca onesta non esplicitando la sua intenzione di cambiare agenzia. Sinceramente, se questo è il modo con cui il tuo brand si relaziona ai propri partner, non siamo l’agenzia giusta per te.

6. Non è stato allocato un budget

L’esperienza ci dice che se il budget non viene dichiarato è perché non c’è ancora un budget approvato. Ne deduciamo quindi che le proposte ricevute verranno utilizzate come leva per cercare di convincere i decision maker ad allocare un budget. Non ci siamo. Il nostro lavoro non è scrivere proposte fantasiose.

7. I criteri di valutazione non sono resi noti

L’assenza di informazioni chiare in merito ai criteri in base ai quali le proposte e le agenzie di PR in gara verranno valutate, gli step successivi del processo e le tempistiche, ci induce a pensare che la procedura possa essere carente o inefficiente e che, verosimilmente, le regole possano essere cambiate in corso d’opera. Di nuovo, no grazie.

8. La deadline non è sostenibile

Lo scarso tempo a disposizione per poter fornire un risultato ottimale è un altro motivo per cui potremmo declinare l’invito a partecipare alla gara. Una deadline non sostenibile ci dice che la procedura è stata avviata in ritardo. Il punto è che la maggior parte delle agenzie di relazioni pubbliche più solide lavora a pieno regime. Se ben gestite, semplicemente potrebbero avere le proprie risorse già impegnate su altri progetti o attività e disporre di un margine molto limitato di tempo da dedicare alle gare. Per questo, essere selettivi è un must!

Quindi, se ti aspetti una proposta entro 5 o 10 giorni dall’invio della Request For Proposal, non stai dando alle agenzie abbastanza tempo per fare le ricerche necessarie, sviluppare le strategie e le tattiche, e delineare un progetto di valore.

Tempi troppo serrati possono rivelarsi poco rispettosi nei confronti delle agenzie, ma possono essere interpretati inoltre come un segnale di allarme che indica una latente situazione di crisi non dichiarata che ha indotto l’azienda o l’organizzazione ad attivarsi con urgenza. Chi vorrebbe sottoporsi a questo genere di stress ancor prima di iniziare?

9. Siamo già impegnati

Come menzionato sopra, molte delle agenzie di PR più solide preferiscono concentrarsi sui propri clienti e selezionare con cura le Request For Proposal alle quali rispondere, a meno che non abbiano appena terminato un accordo e si trovino quindi con un plus di tempo disponibile rispetto al solito.

Il mio consiglio per chi sta per iniziare una procedura di Request For Proposal per selezionare un’agenzia di PR è di prendersi il tempo necessario per farlo correttamente. Se opportuno, avvaliti di un consulente esperto come The Mercer Island Group, che può aiutarti a completare la procedura RFP in modo trasparente, corretto e, soprattutto, funzionale.

La relazione con la tua agenzia di PR è estremamente importante. Se la scelta è fatta secondo criteri adeguati, la relazione durerà a lungo (per quanto ci riguarda Bianchi Public Relations può vantarne una che dura da più di 30 anni) e continuerà a produrre mutua soddisfazione con il passare del tempo, forse per decenni.

 

Articolo di Jim Bianchi, Presidente & CEO dell’agenzia Bianchi Public Relations

Sound PR e Bianchi Public Relations fanno entrambe parte del network internazionale PRGN – Public Relations Global Network

 

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