Würth sceglie Siav per digitalizzare e rendere più sostenibile il flusso di documenti relativi all’area Amministrazione Personale

Con Archiflow, Würth riduce tempi e costi nella gestione del flusso e della firma di documenti dell’area Amministrazione Personale, ora tracciabili e sostenibili.

Il Gruppo Würth, leader mondiale nella vendita di sistemi per il fissaggio e montaggio, presente in oltre 80 Paesi con più di 400 aziende, sceglie Siav per la digitalizzazione dell’elevato flusso di documenti cartacei utilizzati all’interno dell’azienda e come partner in grado di affiancarlo a livello normativo e al tempo stesso di offrire competenza sul fronte delle politiche di compliance.

Fondata in Germania nel 1945, Würth è cresciuta notevolmente nel dopoguerra fino a diventare un’azienda internazionale nel 1962, con l’apertura della sede in Olanda. Nel 1963 nasce Würth Italia S.r.l., che nel corso degli anni si è sviluppata in modo esponenziale, divenendo il partner di riferimento per oltre 290.000 professionisti nel mondo dell’automotive, dell’artigianato, dell’edilizia e dell’industria, con oltre 200 store in tutto il Paese con oltre 4.000 collaboratori – di cui oltre 3.000 tecnici di vendita e 1.000 dipendenti di sede – dislocati tra Sede centrale di Egna (BZ), centri logistici, rete di vendita e store.

“La gestione analogica dei documenti relativi all’Amministrazione del Personale di Würth, in cui ogni documento doveva essere preparato, stampato, spedito, firmato e infine archiviato digitalmente, creava criticità logistiche e gestionali”, affermano i Dott.ri Stefano Cataldi, Responsabile del Progetto, e Giorgio Cosi, Direttore Amministrazione del Personale, “in uno scenario con circa 400 documenti di assunzione e oltre 2500 lettere retributive all’anno.  Avevamo dunque la necessità di dotarci di un sistema documentale per gestire in digitale di questo notevole flusso di documenti cartacei, che integrasse anche la possibilità di firma dei contratti a distanza, al fine di snellire e velocizzare il flusso di lavoro”.

Archiflow, ovvero l’Information Service Platform di SIAV, si è rivelata essere la soluzione perfetta per le esigenze di Würth. Archiflow consente, infatti a Würth di potersi avvalere di un sistema condiviso e centralizzato per tutta la documentazione relativa all’Amministrazione del Personale, in grado di garantire profilazione, sicurezza, efficienza e fluidità, rinnovando completamente il modus operandi dell’area aziendale e rendendo il processo veloce, efficace e “full digital”: preparazione del contratto, upload nel sistema di gestione, firma grafometrica, archiviazione digitale. La soluzione è stata applicata alle più varie tipologie documentali, dalle variazioni di contratti, alle stipule di accordi di smart working, alle dichiarazioni di servizio, sino alle assunzioni e alle comunicazioni di pagamento degli stipendi.

“Abbiamo confrontato i servizi di Siav con quelli di diversi player sul mercato, anche a livello internazionale, e abbiamo trovato un giusto equilibrio tra quelli che sono gli aspetti di consulenza, specialmente normativa grazie al tassello chiave dell’Osservatorio Normativo interno, di competenze digitali e la conoscenza dell’ambito documentale”, afferma il dott. Giorgio Cosi, Direttore Amministrazione del Personale di Würth.

“Sono molto orgoglioso quando le nostre soluzioni risolvono problemi e migliorano i processi. In questo caso, con l’adozione di Archiflow e, quindi, la digitalizzazione dei processi, sono stati registrati numerosi benefici per Würth: dalla riduzione dei tempi e dei costi, la documentazione, oggi infatti, si prepara molto più rapidamente, potendo riallocare così risorse su mansioni di core competence, alla migliore tracciabilità e maggiore flessibilità grazie ad un accesso a documenti e informazioni più semplice e veloce”, afferma Nicola Voltan, CEO di SIAV. “Inoltre, in linea con la nostra filosofia, la soluzione consente di rimuovere molta carta, generando un impatto positivo per la sostenibilità ambientale: l’invio “digitale” di un documento utilizza tra l’altro solo l’1,7% dell’energia che servirebbe per mandare una lettera cartacea”